Cara Memilih Software House: 12 Pertanyaan Sebelum Tanda Tangan

Tiga penawaran ada di meja Anda. Yang satu paling murah, yang satu paling cepat, yang satu paling rapi presentasinya. Tidak satu pun dari ketiga hal itu memberi tahu apa yang paling ingin Anda ketahui: apakah aplikasi ini masih akan berjalan dan masih ada yang mengurus dua tahun lagi.

Perbedaan antara mitra jangka panjang dan vendor sekali pakai jarang terlihat dari proposal. Ia terlihat dari cara mereka menjawab pertanyaan yang tidak nyaman. Dua belas pertanyaan berikut disusun untuk ditanyakan sebelum tanda tangan, saat Anda masih punya posisi tawar.

Pertanyaan soal portofolio yang bisa diverifikasi

Tangkapan layar bisa dibuat siapa saja. Yang Anda cari adalah bukti bahwa pekerjaan itu benar dikerjakan dan benar dipakai.

1. Boleh saya melihat aplikasi yang sedang berjalan, bukan hanya gambarnya?

Minta tautan ke aplikasi yang hidup, akun demo, atau setidaknya demonstrasi layar langsung. Kalau semua contoh bersifat rahasia, minta satu saja yang tidak. Software house yang aktif pasti punya sesuatu yang boleh ditunjukkan, termasuk produk buatan sendiri. Kami sendiri memakai Coffee Shop Management System dan CSR Tracker sebagai bahan pembuktian semacam itu.

2. Boleh saya menghubungi dua klien terakhir?

Bukan klien terbaik, klien terakhir. Perbedaannya besar. Kalau diizinkan, tanyakan tiga hal ke klien tersebut: apakah jadwal meleset dan berapa lama, bagaimana permintaan perubahan ditangani, dan berapa lama balasan datang saat ada masalah setelah serah terima.

3. Mana bagian yang benar-benar dikerjakan tim Anda?

Banyak portofolio memuat proyek di mana vendor hanya mengerjakan sebagian, atau mengambil alih pekerjaan pihak lain. Itu sah, asal disebutkan. Vendor yang jujur soal batas kontribusinya di proyek lama akan jujur juga soal batas kemampuannya di proyek Anda.

Pertanyaan soal tim yang benar-benar mengerjakan

Yang datang presentasi belum tentu yang menulis kode. Ini penyebab kekecewaan paling umum di bulan kedua.

4. Siapa nama orang yang akan mengerjakan proyek saya?

Minta nama dan peran, bukan jumlah orang. Tanyakan berapa proyek lain yang sedang dipegang orang-orang tersebut secara bersamaan. Tim kecil yang fokus lebih dapat diandalkan daripada tim besar yang terbagi ke lima proyek, dan jawaban atas pertanyaan ini menunjukkan mana yang Anda hadapi.

5. Ada pekerjaan yang dialihkan ke pihak lain?

Pengalihan sebagian, misalnya desain atau bagian tertentu, adalah hal biasa. Yang bermasalah adalah pengalihan yang tidak diberitahukan, karena Anda kehilangan kendali atas siapa yang memegang data dan kode Anda. Tanyakan terus terang, dan minta agar disebutkan di kontrak.

6. Bagaimana kalau orang kunci di tim keluar di tengah proyek?

Jawaban yang menenangkan bukan "itu tidak akan terjadi", melainkan penjelasan konkret: kode disimpan di repositori milik bersama, ada dokumentasi teknis, dan minimal dua orang paham setiap bagian. Vendor yang seluruh proyeknya bergantung pada satu orang adalah risiko yang Anda tanggung, bukan mereka.

Pertanyaan soal kepemilikan kode

Ini bagian yang paling jarang ditanyakan dan paling mahal akibatnya kalau salah.

7. Siapa pemilik kode sumber setelah pelunasan?

Jawabannya harus tertulis di kontrak, bukan disepakati lisan. Ada dua model yang sama-sama sah: Anda memiliki kode sepenuhnya, atau Anda mendapat lisensi pakai sementara kode tetap milik vendor. Model kedua biasanya lebih murah di depan dan lebih mahal saat Anda ingin pindah. Yang tidak boleh terjadi adalah tidak jelas.

8. Atas nama siapa akun server, domain, dan layanan pihak ketiga didaftarkan?

Kepemilikan kode tidak berarti apa-apa kalau domain dan server terdaftar atas nama vendor. Minta semuanya atas nama perusahaan Anda dengan surel perusahaan, lalu berikan akses ke vendor. Urutan ini penting dan hampir tidak pernah ditawarkan sendiri.

9. Bagaimana cara saya mengambil data kalau kita berhenti bekerja sama?

Tanyakan format ekspornya dan berapa lama prosesnya. Data pelanggan, transaksi, dan berkas unggahan harus bisa keluar dalam bentuk yang bisa dibaca sistem lain. Vendor yang menjawab pertanyaan ini dengan tenang biasanya memang tidak berniat mengunci Anda.

Pertanyaan soal purna jual

Aplikasi diserahkan sekali, tapi dipakai bertahun-tahun. Bagian ini menentukan pengalaman Anda selama sisa waktu itu.

10. Apa saja yang termasuk garansi, dan berapa lama?

Bedakan dengan jelas antara perbaikan bug, yaitu fitur yang tidak berjalan sesuai kesepakatan, dan permintaan baru. Tanyakan berapa lama masa garansi berjalan dan apakah dihitung sejak serah terima atau sejak aplikasi benar-benar dipakai operasional. Selisih dua tanggal itu bisa berbulan-bulan.

11. Bagaimana bentuk dukungan setelah garansi habis?

Minta penawaran dalam bentuk kuota jam per bulan dan tarif kelebihannya, bukan paket gelondongan. Tanyakan juga jam layanan dan jalur pelaporan resmi. Vendor yang sudah lama menjalankan pemeliharaan bisa menjelaskan ini tanpa berpikir lama; kami sendiri mencatat lebih dari 38.000 jam pemeliharaan, dan angka itu ada karena pekerjaannya memang berjalan tiap hari, bukan sesekali.

12. Apa yang terjadi kalau perusahaan Anda tutup?

Pertanyaan ini terdengar tidak sopan, tapi jawabannya sangat informatif. Yang Anda cari adalah bukti bahwa aplikasi bisa dilanjutkan pihak lain: kode ada di tangan Anda, dokumentasi teknis tersedia, teknologinya umum dipakai, dan tidak ada komponen rahasia yang hanya mereka yang bisa membangun ulang.

Vendor yang baik menjawab kedua belas pertanyaan ini tanpa tersinggung. Reaksi terhadap pertanyaannya sering lebih memberi tahu daripada isi jawabannya.

Tanda bahaya yang sering diabaikan

Beberapa sinyal muncul sebelum kontrak dan biasanya dimaafkan karena harga atau kecepatan. Pengalaman kami dari lebih dari 50 proyek dalam 5 tahun menunjukkan sinyal-sinyal ini jarang berdiri sendiri.

• Penawaran satu angka tanpa rincian lingkup. Kalau tidak ada daftar fitur, halaman, dan batasan, tidak ada dasar untuk menentukan mana yang termasuk dan mana yang tambahan. Perselisihan berikutnya tinggal menunggu waktu.
• Estimasi yang selalu menyanggupi. Vendor yang menyetujui setiap permintaan tanpa mempertanyakan apa pun biasanya belum memikirkan cara mengerjakannya.
• Menolak menyebut teknologi yang dipakai. Anda berhak tahu aplikasi Anda dibangun di atas apa, karena itu menentukan siapa saja yang bisa melanjutkannya nanti.
• Tidak ada tahapan pembayaran yang terkait hasil. Pembayaran sebaiknya menempel pada penyerahan yang bisa diperiksa, bukan pada tanggal kalender semata.
• Tidak pernah mengatakan tidak. Mitra yang berpengalaman akan menyarankan Anda membatalkan sebagian permintaan yang tidak sepadan. Yang menyanggupi semuanya sedang menjual, bukan sedang menilai.
• Alamat dan badan usaha yang tidak jelas. Periksa keberadaan kantor dan legalitasnya. Kantor kami di Jl. Gandaria Ujung, Jagakarsa, Jakarta Selatan, dan alamat semacam ini seharusnya bisa Anda minta dari vendor mana pun.
• Komunikasi hanya lewat satu nomor pribadi. Kalau seluruh riwayat proyek ada di percakapan pribadi satu orang, hilangnya orang itu berarti hilangnya konteks proyek Anda.
• Harga jauh di bawah yang lain tanpa alasan yang bisa dijelaskan. Selisih wajar bisa datang dari efisiensi atau komponen yang sudah ada. Selisih ekstrem biasanya datang dari lingkup yang dipangkas diam-diam, dan Anda menemukannya saat pengujian.

Cara menguji jawaban, bukan hanya mengumpulkannya

Tanyakan hal yang sama pada dua kesempatan berbeda, misalnya saat presentasi dan saat pembahasan kontrak. Jawaban yang konsisten menandakan proses nyata; jawaban yang berubah menandakan improvisasi. Lalu minta agar poin-poin penting yang sudah dijawab dituliskan ke dalam kontrak. Vendor yang setuju secara lisan tapi menolak menuliskannya baru saja menjawab pertanyaan Anda yang sebenarnya.

Kapan Anda belum perlu software house sama sekali

Sebagian kebutuhan tidak menuntut aplikasi khusus, dan jujur soal ini menghemat uang Anda lebih banyak daripada seluruh daftar di atas.

Kalau kebutuhan Anda persis sama dengan kebutuhan ribuan bisnis lain, misalnya kasir toko standar, pembukuan sederhana, atau toko daring biasa, perangkat lunak siap pakai berlangganan hampir selalu lebih murah dan lebih cepat berjalan. Aplikasi khusus mulai masuk akal ketika ada bagian dari cara kerja Anda yang tidak bisa dipaksakan ke produk umum tanpa merusak alurnya.

Kalau proses Anda masih berubah tiap bulan, tunggu sampai stabil. Kalau volumenya kecil dan spreadsheet masih sanggup, spreadsheet yang dirapikan adalah jawaban yang benar untuk sekarang. Dan kalau anggaran Anda hanya cukup untuk membangun tanpa menyisakan dana pemeliharaan, tunda dulu, karena aplikasi tanpa perawatan akan berhenti berguna justru saat Anda paling bergantung padanya.

Kami melayani klien di 48 kota dan sebagian besar percakapan pertama justru dipakai untuk menentukan apakah proyeknya layak dikerjakan sama sekali. Contoh pekerjaan yang bisa Anda periksa ada di halaman portofolio, cakupan dan cara kerja kami di jasa pembuatan aplikasi. Kalau Anda sedang membandingkan beberapa penawaran dan ingin dua belas pertanyaan ini diuji ke kami lebih dulu, kirimkan lewat halaman kontak.